Cobranza automática para escuelas y clubes deportivos
Generar manualmente los cobros de cada familia, calcular recargos y avisar uno por uno consume horas que tu escuela no tiene. Cantera Soccer incluye un motor de cobranza para escuelas deportivas que genera los cobros automáticamente cada noche según la cadencia de cada padre o madre, aplica recargos por mora con una regla configurable y envía recordatorios y comprobantes por WhatsApp. En esta guía te explicamos cómo funciona cada pieza y qué puedes configurar.
Por qué la cobranza manual se rompe cuando tu escuela deportiva crece
Con 30 familias puedes llevar la cobranza a mano: sabes quién paga semanal, quién mensual y a quién le prometiste un descuento. Con 80 o 150 familias, cada una con su cadencia, hermanos y montos distintos, el cálculo manual se rompe. Se olvidan cobros, se duplican otros y los recargos se aplican según la memoria de quien cobra ese día, no según una regla pareja para todos.
La solución no es contratar más personal administrativo, sino un motor de cobranza que genere los cargos por ti. En Cantera Soccer defines una sola vez la cadencia de cada padre o madre y el precio de tus conceptos; a partir de ahí, el sistema calcula y genera cada cobro sin que nadie digite nada. Tu equipo deja de producir cobros y se dedica a validarlos y darles seguimiento.
Cadencias de cobro semanal, quincenal y mensual sin duplicados
Cada padre o madre tiene su propia cadencia: semanal, quincenal o mensual con día de cobro del 1 al 31. Cada noche, a las 23:59, el sistema revisa las cadencias y genera los cobros que corresponden: el semanal se genera domingo o lunes y vence el viernes; el quincenal se genera los días 12 al 15 y 27 al 30 y vence el 15 y el 30; el mensual se genera desde 3 días antes del día de cobro y vence ese día.
Los cobros no se duplican dentro del mismo periodo y llegan consolidados: un solo cargo por familia con el desglose por hijo y por concepto, aunque tengas hermanos en categorías distintas. Y si una familia no tiene cadencia asignada, simplemente no se le generan cobros automáticos: tú decides quién entra al motor de cobranza y quién se maneja aparte.
Recargos por mora automáticos, con días de gracia y condonación
Defines una regla de recargo por pago vencido para toda la academia: monto fijo o porcentaje, más los días de gracia que quieras dar después del vencimiento. El recargo se aplica una sola vez por cobro — nunca se acumula noche tras noche — y solo alcanza a cobros vencidos después de activar la regla, así que ninguna deuda antigua se penaliza retroactivamente.
El porcentaje se calcula sobre el saldo pendiente, no sobre el total, para no castigar a quien ya abonó. Si el padre ya reportó su transferencia y espera validación, tampoco se le aplica. El recargo aparece desglosado en el ticket como línea propia y puedes condonarlo cuando lleguen a un acuerdo: el cobro regresa a su monto original al instante.
Abonos parciales, becas y descuentos que se recalculan solos
¿Una familia paga en partes? Registra abonos parciales: el cobro queda pendiente mostrando el restante hasta liquidarse y cada abono queda registrado, sin que el monto pueda superar lo que falta. Así llevas cuentas claras sin hojas de cálculo paralelas. El motor respeta esos abonos: si después aplica un recargo porcentual, lo calcula sobre lo que realmente se debe.
Los descuentos se asignan desde la ficha del padre o la madre, con monto fijo o porcentaje, y los cobros pendientes se recalculan de inmediato al guardar. Un descuento del 100% funciona como beca: los cobros se generan y se liquidan solos en $0, así el jugador becado conserva su historial completo sin ensuciar tus reportes de morosidad.
Avisos de cobranza y comprobantes de pago por WhatsApp
El motor también avisa por ti en el plan Pro: cada familia recibe su recordatorio de pago por WhatsApp según su cadencia — semanal, quincenal o mensual — antes del vencimiento, y cuando un cobro sigue pendiente se envía el aviso de pago vencido con el calendario que tú definas en la configuración de recargos por mora.
Al registrar un pago, el padre o la madre recibe su comprobante por WhatsApp con enlace al ticket (plan Pro, que incluye 300 mensajes de WhatsApp por ciclo). El ticket imprimible y el comprobante en PDF están disponibles desde el plan Amateur de $49.99 USD al mes. Cobranza que avisa, cobra y comprueba sin que escribas un solo mensaje.